Associatiebreed jobshaduwen

Het concept

Jobschaduwen is een bekende en effectieve methode voor professionele ontwikkeling en kennisdeling, waarbij een werknemer de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van een collega observeert en ervan leert.  

De 6 partnerinstellingen van de Associatie KU Leuven slaan de handen in elkaar om elke geïnteresseerde collega de kans te bieden om ook eens over het muurtje te kijken, om de vlieg op de muur van een andere onderwijsinstelling binnen de associatie te worden bij een collega met een gelijkaardige of aanverwante functie. Ze lanceren dit najaar samen een pilooteditie van “associatiebreed jobschaduwen”. 

Door 1 tot 2 dagen ‘mee te lopen’ met deze collega kan je nieuwe vaardigheden en inzichten verwerven of aanscherpen, en mogelijkheden voor samenwerking en verdere kennisuitwisseling exploreren. Bovendien is het een ideale kans om je professioneel netwerk uit te breiden.  

Andersom is het de bedoeling om deze collega eveneens gedurende 1 of 2 dagen te ontvangen in je eigen dienst of team zodat ook hij of zij dezelfde leerkansen krijgt dankzij jou.  

De associatiepartners vinden het belangrijk om iedereen de kans te bieden om zich bij te scholen, op diverse manieren. Die belofte werd vertaald binnen de associatie naar een charter met enkele gedeelde beleidsprincipes m.b.t. professionalisering.

Ook deze vorm van leren van collega’s is waardevol voor onze instelling. We moedigen dan ook graag alle geïnteresseerde collega’s aan om deel te nemen.

Wie kan deelnemen?

Elk personeelslid van KU Leuven, LUCA School of Arts, Odisee, Thomas More, UCLL en VIVES kan deelnemen, met welke functie dan ook.  
Bijvoorbeeld: 

• Een medewerker van de personeelsadministratie van Odisee schaduwt zijn evenknie op de personeelsdienst van Thomas More en vice-versa 
• Een collega uit UCLL’s international office loopt een dag mee met een KU Leuven collega uit de internationale diensten van een faculteit, en vice versa. 

Maar het hoeft niet altijd een bezoek aan je professionele evenknie te zijn. Vanuit je job kunnen ook andere functies soms even leerrijk zijn. 
Bijvoorbeeld: 

• Een medewerker studentenadministratie uit VIVES volgt een dag uit het leven van een KU Leuven IT collega betrokken in onderwijsadministratieprocessen en omgekeerd. 
• Een docent orthopedagogie van de KU Leuven volgt een docent game design bij LUCA School of Arts en vice versa. 

Alles is mogelijk…zolang we samen een goede match kunnen vinden. 

Ben je wel geïnteresseerd maar niet helemaal zeker of dit iets voor jou kan zijn? Neem gerust even contact op met Kristien Langenakens via e mail op kristien.langenakens@luca-arts.be met ‘jobshadowing’ in het onderwerp en je contactgegevens in de mail.   

Hoe deelnemen?

Stel je kandidaat 

Je kan je kandidaat stellen door een online deelnameformulier in te vullen tegen uiterlijk 25 augustus 2023.  

Hierin vragen we je o.a. naar je motivatie en waar je precies interesse in hebt, info die nodig is om een goede match te vinden. 

Wil je liever samen met een collega uit je eigen dienst gaan job schaduwen bij collega(‘s) uit een andere associatie-instelling? Ook dat kan. Vermeld het in je deelnameformulier. 

Akkoord leidinggevende 

Net zoals voor elke opleiding of vorming die je volgt, vragen we dat je je ook tijdig verzekert van het akkoord van je leidinggevende, zowel inhoudelijk als financieel.  

Dit initiatief is gratis. Je dienst moet enkel voorzien in eventuele reis- en/of verblijfskosten naar een andere campus. 

Gezien ook je team of dienst wellicht betrokken zal worden bij het organiseren van een bezoek van collega’s uit een andere instelling, is het des te belangrijker om dit op voorhand even door te spreken met je leidinggevende.  Misschien is er zelfs nog een collega die samen met jou hieraan wil deelnemen. Je kan namelijk ook met 2 collega’s samen deelnemen bij dezelfde partner. 

Het akkoord van je leidinggevende heb je nog niet meteen nodig bij het indienen van je deelnameformulier maar zeker vóór de matching. 

Vind de perfecte match 

Het insturen van je deelnameformulier is geen garantie voor deelname.  

Je deelname is uiteraard pas verzekerd als je een match vindt: namelijk één (of meerdere) collega’s uit een andere associatie-instelling die jij kan schaduwen m.b.t. de taken die jouw interesseren. En idealiter blijk jij voor deze collega dan ook nog een geschikte match natuurlijk. 

Om die ideale match te vinden, kan je 

1) zelf contacten leggen binnen je eigen professioneel netwerk binnen de Associatie KU Leuven. Misschien heb je al iemand op het oog? Spreek hem of haar er zeker op aan. 

2) zelf op zoek gaan in de Teams-groep ‘Jobschaduw matchmaker’ waartoe alle kandidaten toegang krijgen zodra we het deelnameformulier ontvangen.  

Kijk even naar de profielen die deelnemen en neem contact op met die collega’s van wie je veel denkt te kunnen leren. 

3) tenslotte contact opnemen met je SPOC (kristien.langenakens@luca-arts.be) voor ondersteuning hierbij. Het coördinerend team gaat dan samen met jou op zoek naar een mogelijke match bij andere instellingen van de associatie.  

Een geschikte match vinden, kan zeker wat tijd vergen. Wacht dus niet te lang om je kandidaat te stellen en je zoektocht te starten. 

Engagement

Hoewel je kandidaat stellen geen garantie geeft op effectieve deelname, toch is het ook niet geheel vrijblijvend. Als je namelijk wél die perfecte match vindt, verwachten we ook wel een zeker engagement van jullie om je eigen “opleidingsprogramma” samen vorm te geven. 

Concreet verwachten we van jullie: 

• Een tijdsengagement van in totaal 2,5 tot maximaal 5 werkdagen, verspreid over meerdere maanden, voor:  
  • Deelname aan één online infosessie naar keuze eind september 
  • Eén of meerdere voorbereidende online gesprekken met je ‘match’ om samen geschikte jobschaduw-momenten te prikken en een programma uit te dokteren dat tegemoet komt aan jullie respectievelijke leerdoelen en verwachtingen.  
  • De bespreking hiervan met je leidinggevende en eventueel andere collega’s die betrokken zouden worden 
  • De effectieve jobschaduw-bezoeken van 1 à 2 dagen in de andere instelling.  Het verwachte tijdsengagement is dus vooral afhankelijk van hoe uitgebreid jullie de werkbezoeken al dan niet plannen. 
• Deelname aan de evaluatie achteraf via een online formulier en mogelijk een kort telefonisch gesprek over hoe je het initiatief en de impact ervan evalueert. Evaluatie van de impact van een opleiding is altijd belangrijk maar omdat het hier over een pilootproject gaat, nog meer.  Bereidheid tot medewerking aan de communicatie: We proberen zoveel mogelijk de studiebezoeken in te plannen in de periode november-december om in die periode wat meer zichtbaarheid te kunnen geven aan het initiatief. Het is een piloot die we graag in de kijker zetten om ook voor de volgende jaren meer geïnteresseerde deelnemers aan te trekken. Wellicht voorzien we hiertoe een kort interview met enkele deelnemers. Maar de belangrijkste ambassadeurs zijn jullie zelf. Praat erover met collega’s en deel je ervaringen met je eigen professionele netwerk. 
• Akkoord van je leidinggevende m.b.t. de eventuele reis- en/of verblijfskosten 

Wat verwachten we zeker niet? 

• en opsmukbeurt. Niemand wint of leert iets bij als de zaken “mooier” worden voorgesteld dan ze zijn.  Elke collega, elk team botst wel op bepaalde problemen waarvoor ze niet altijd een geschikte oplossing voorhanden hebben. Die moeten we zeker niet onder het tapijt vegen voor bezoekers. Toon je werk zoals het is met al jullie realisaties maar ook eventuele moeilijkheden en hoe jullie die aanpakken. 

Wat kan dit initiatief jou bieden?

• Een unieke leeropportuniteit die kadert in je professionele opleiding en loopbaanplanning, en die in die zin ook gevaloriseerd wordt in je opleidingsplan en functioneringsgesprekken 
• Nieuwe kennis en inzichten voor je job en verdere loopbaan. 
• Een verbreding van je professionele netwerk binnen het hoger onderwijs 
• Een andere blik op je werk 
• En wie weet : nieuwe vriendschappen en meer… 

Timing

1. 25 augustus 2023: Deadline voor het indienen van je deelnameformulier 
2. Vanaf begin juni tot 8 september 2023: Je zoekt een match zelf, via het Teams platform, of je contacteert je SPOC (vóór 8 september) 
3. 8 september 2023: Deadline voor het vinden van een match. Mail je SPOC met de naam & instelling van je collega  
4. 15 september 2023 : Je krijgt bericht over je selectie en het verdere verloop 
5. Eind september 2023: Je volgt één algemene infosessie voor deelnemers. Je kiest uit: 
   • Woensdag 20/9 – 9u-10u 
   • Vrijdag 22/9 van 12u tot 13u,  
   • Dinsdag 26/9 van 16u tot 17u,  
   • Donderdag 28/9 van 13u tot 14u. 
6. Oktober 2023 : Je organiseert zelf 1 à 2 voorbereidende online gesprekken met je match om de data en het programma van jullie bezoeken vast te leggen 
7. November – December 2023: Het is zover! Je gaat op leerbezoek voor 1 tot 2 dagen en je ontvangt die collega in je eigen dienst op een ander moment. 

Contact

Heb je nog vragen over het initiatief? Of heb je wél interesse maar is het moeilijk om aan bovenstaande verwachtingen en timing te voldoen? Heb je interesse maar lukt het je niet om in 2023-2024 deel te nemen in de opgegeven periode? 

Neem contact op met je LUCA Jobshadowing SPOC Kristien Langenakens via e mail op kristien.langenakens@luca-arts.be met ‘jobshadowing’ in het onderwerp en je contactgegevens in de mail.    

Samen bekijken we hoe we dit kunnen oplossen.