Privacy

Privacyverklaring LUCA School of Arts

LUCA vraagt heel wat persoonsgegevens op en verwerkt die om haar opdrachten (onderwijs, onderzoek en dienstverlening, werkgever,…) op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Het gaat hier o.m. over de persoonsgegevens van studenten, alumni, personeelsleden, deelnemers aan onderzoek, ...

LUCA wil altijd en overal  jouw privacy respecteren en daarom willen we  je op een transparante manier  informeren over welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, met welk doel en hoelang wij ze bewaren, welke jouw rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen. Uiteraard neemt LUCA de nodige organisatorische en technische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen.
 

Wie is verwerkingsverantwoordelijke ?

LUCA School of Arts vzw, met maatschappelijke zetel in Paleizenstraat 70, 1030 Brussel is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking van de persoonsgegevens moet gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van de algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR).
LUCASchool of Arts LUCA heeft een contactpersoon Gegevensbescherming aangesteld:
verantwoordelijkegdpr@luca-arts.be.  Deze expert waakt erover dat LUCA op een correcte manier met de vele gegevens van haar studenten, alumni en medewerkers omgaat.

Van welke categorieën van personen worden gegevens verwerkt?

Studenten

De verwerking van studentengegevens gebeurt op een transparante wijze. De studenten worden bij hun inschrijving over het gebruik van hun gegevens ingelicht en waar nodig om hun toestemming gevraagd.
Er zijn meerdere categorieën van verwerkingen.

Zoals, verwerkingen in het kader van de studenten- en onderwijsadministratie; in het kader van kwaliteitszorg en tenslotte in het kader van het aanbod van studiebegeleiding en studentenvoorzieningen.

LUCA verwerkt studentengegevens op basis van een wettelijke en contractuele grondslag of op basis van toestemming. Het betreft de verwerking in het kader van de opleidingen en programma’s die LUCA aanbiedt zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs. Hierbij gaat het o.m. over het inschrijven van studenten, het organiseren van onderwijsactiviteiten, het bijhouden van examenresultaten, het afleveren van diploma’s, het voorzien van interne en externe registraties, informatiestromen en communicatie,..

Volgende types van gegevens worden verwerkt:
Identificatiegegevens, rijksregisternummer, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens betreffende gezondheid, migratieachtergrond (nationaliteit), opleiding en vorming, leefgewoonten, samenstelling gezin, vrijetijdsbesteding, woningkenmerken, tewerkstelling, …
De persoonsgegevens van studenten worden beheerd in een centraal beheerd software systeem voor studentenadministratie (SAP). De IT-dienst van LUCA en KULeuven (leverancier van SAP) verzekeren een gepaste beveiliging voor de SAP-omgeving. Een strikt autorisatiebeheer bepaalt wie welke gegevens mag raadplegen en of wijzigen. Dit gebeurt a.d.h.v. de toewijzing van rollen en of takenpakketten gelinkt aan de functies van de personeelsleden die studentengegevens verwerken.

Delen van gegevens
Met ouders, familieleden of andere derden worden geen gegevens van studenten gedeeld, tenzij zij aantonen dat ze de student wettelijk vertegenwoordigen of dat de student uitdrukkelijk instemt met de mededeling van bepaalde gegevens.
Op verzoek van politie en gerecht kan LUCA persoonsgegevens van studenten meedelen.
LUCA verwerkt voor de opvolging van studentloopbanen eveneens externe gegevens die aangeleverd worden door de Vlaamse overheid.

De persoonsgegevens van studenten worden door LUCA niet langer gebruikt dan nodig voor het doel van de verwerking en niet langer bewaard dan nodig.

Kandidaat-studenten

Wij verwerken persoonsgegevens van kandidaat-studenten die zich registreren via onze website, o.m. voor online inschrijving, inschrijving voor een artistieke toelatingsproef of een Master Assessment. Er worden ook persoonsgegevens verwerkt van studenten die zich registreren via de Studie-Informatiedagen (SID-In).
Het gaat om gegevens als :identificatiegegevens, contactgegevens, persoonskenmerken, gegevens inzake gevolgde studies, opleidingen, diploma..

Alumni

LUCA verwerkt persoonsgegevens van oud-studenten in het kader van alumniwerking. Hierbij zijn er twee overwegingen. Enerzijds de wens van LUCAvoor een performante alumniwerking en anderzijds de privacy van de oud-studenten.
De persoonsgegevens van alumni worden bewaard in een database.
Zonder toestemming van de alumni kunnen hun gegevens niet worden doorgegeven aan derden.

Algemene persoonsgegevens (adresgegevens, opleidingen, het behaalde diploma) worden vanuit de studentendatabank overgenomen in de alumnidatabank. Op grond van wetgeving en met het oog op de nodige attestering ten aanzien van de overheid mogen deze bewaard worden door LUCA.
Naast de algemene persoonsgegevens kunnen ook gegevens worden bijgehouden die de alumnus als student zelf ter beschikking heeft gesteld.

Personeel

De Personeelsdienst van LUCA verwerkt personeelsgegevens op basis van de arbeids-, aanstellings- of benoemingsovereenkomst en op basis van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang of expliciete toestemming van het personeelslid.

De verwerkingen worden in functie van de uitvoering van de arbeids-/aanstellings-/benoemingsovereenkomst uitgevoerd voor:

• de opmaak en het bijhouden van een individueel administratief personeelsdossier: persoonlijke gegevens, contactgegevens, verlofstelsels, anciënniteit, functieomschrijving, barema, evaluaties, vakantieregeling, afwezigheden, premies, afhoudingen, wagen-info, verzekeringen, abonnementen m.b.t. woon-werkverkeer, …
• de loonadministratie: Gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de loonverwerking en de uitbetaling van het loon door LUCA of door de Vlaamse Overheid

De volgende type gegevens worden verwerkt:
Identificatiegegevens, rijksregisternummer, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken, samenstelling gezin, gegevens inzake gevolgde opleidingen en diploma’s, loopbaangegevens, afwezigheden,

De personeelsgegevens worden beheerd in een centraal beheerd software platform voor personeelsadministratie (PERSONA). De IT-dienst en de leverancier van het platform verzekeren een gepaste beveiliging voor de PERSONA-omgeving..

Delen van gegevens
Enkel m.b.t. een wettelijke verplichting of wanneer LUCA er een gerechtvaardigd belang bij heeft wordt persoonlijke informatie vrijgegeven. Hierbij wordt steeds toestemming aan de betrokken personeelsleden gevraagd.

In het kader van de uitvoering van de overeenkomst met het personeelslid wisselt LUCA de noodzakelijke gegevens uit met de bevoegde overheidsdiensten, sociale secretariaten en een arbeidsgeneeskundige dienst.

Na uitdiensttreding worden er een aantal gegevens bijgehouden die bv. gebruikt kan worden voor attestering van tewerkstelling.

Sollicitanten

LUCA verwerkt de door de sollicitant verstrekte gegevens met het oog op het voeren van een correcte selectieprocedure.

Er is toegang tot de gegevens van kandidaten voor de betrokken medewerkers van de Personeelsdienst, aangevuld met de leden van de selectiecommissie.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden in volgende gevallen:

• Voor het afleggen van psychotechnische testen, o.m. via de registratie in het testsysteem.
• Voor deelname aan een assessment center

Deelnemers aan onderzoek

De verwerking van gegevens van deelnemers aan varieert afhankelijk van elk specifiek onderzoeksproject. Waar mogelijk probeert LUCA deze gegevens verder te verwerken in geanonimiseerde of gepseudonimiseerde vorm.

Als de gegevens van het onderzoek rechtstreeks bij de deelnemer worden verzameld, wordt de deelnemer bij de aanvang van het onderzoek geïnformeerd  over welke gegevens worden verzameld, voor welk doel en op welke grondslag, voor hoelang en of de gegevens zullen worden gedeeld met derden.

Leveranciers

Sommige diensten (zoals bv. Financiën en Communicatie) houden ook persoonsgegevens bij van leveranciers. Het gaat hier in hoofdzaak over identificatiegegevens en financiële informatie die nodig is voor een correcte administratie, de opvolging van de facturatie en de betaling voor de geleverde goederen of diensten. Deze persoonsgegevens worden bijgehouden zolang de wetgeving dit verplicht of zolang de gegevens nodig zijn voor bovengenoemde doelen.
 

Op welke rechtsgronden kan LUCA jouw persoonsgegevens verwerken?

Conform de  Algemene Verordening Gegevensbescherming kan LUCA jouw persoonsgegevens verwerken in volgende gevallen :  

• Wettelijke verplichting
• Overeenkomst
• Toestemming
• Gerechtvaardigd belang
• Vitaal belang
• Algemeen belang

In de meeste gevallen verwerken we een aantal noodzakelijke persoonsgegevens om de overeenkomst tussen jou en de hogeschool te kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld: bijhouden betalingsgegevens inschrijving, studievoortgangsdossier, personeelsdossier en betaling loon, …)

Daarnaast verwerken we in veel gevallen gegevens omdat dit wettelijk is verplicht. Zo zijn we verplicht studentgegevens door te geven aan de Databank Hoger Onderwijs (DHO) vanwege decretale regels inzake studievoortgangsbewaking. Een ander voorbeeld is de Dimona-aangifte voor  personeelsleden bij indiensttreding of verlenging van de tewerkstelling.

Daarnaast is er voor een aantal verwerkingen een expliciete toestemming noodzakelijk. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we gegevens over de gezondheid van studenten verwerken om aangepaste faciliteiten te krijgen wegens een functiebeperking. 
 

Gebruik van beeldmateriaal

Er kunnen foto’s en filmopnames worden gemaakt tijdens activiteiten binnen de hogeschool waarbij personen (studenten, personeel, derden,…) herkenbaar zijn. Dit materiaal kan gebruikt worden voor educatieve doeleinden en voor interne of externe communicatie en publicaties (zoals brochures, promotiemateriaal, website, persmededelingen, etc..) Bij externe publicatie van dit beeldmateriaal wordt het privacybelang van de afgebeelde personen afgewogen tegen het belang van LUCA om het beeldmateriaal te publiceren.
 

Welke maatregelen treft LUCA ter beveiliging van jouw persoonsgegevens?

LUCA treft zowel organisatorische als technische maatregelen om de privacy maximaal te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik, verlies of diefstal van persoonsgegevens.

Organisatorische maatregelen:

Organisatorische maatregelen zijn ingrepen die de fysieke toegang tot gegevens(dragers) kunnen beperken, dit zowel digitaal als op papier.
Daarbij streeft LUCA ernaar het aantal medewerkers dat toegang heeft tot persoonsgegevens te beperken tot diegenen die deze informatie effectief nodig hebben om hun opdracht adequaat te kunnen vervullen.

Technische maatregelen:
Technische maatregelen zijn specifiek gericht op de bescherming en beveiliging van digitaal opgeslagen en verzonden gegevens, zoals :

• Centraal beheer van platformen en diensten
• Wachtwoordbeleid
• Multifactor authenticatie
• Versleuteling (encryptie)
• Pseudonimiseren en anonimiseren
• Firewall en antivirus
   

Uitoefening van jouw  privacyrechten

Recht van inzage
Je hebt het recht te weten of LUCA al dan niet persoonsgegevens van jou verwerkt. En je hebt ook recht op inzage.

Recht op correctie
Als je persoonsgegevens onjuist zijn, heb je het recht om deze te laten corrigeren.
Studenten kunnen zelf via KU Loket een aantal gegevens in hun studentendossier wijzigen, zoals hun roepnaam, adres en contactgegevens, rekeningnummer.

Recht op het wissen van gegevens (“recht op vergetelheid”)
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen in de volgende gevallen:

• Wanneer je gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
• Wanneer je je toestemming intrekt en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking;
• Wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking en geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan;
• Wanneer je gegevens onrechtmatig werden verwerkt;
• Wanneer je gegevens moeten worden gewist vanwege een wettelijke verplichting.

Recht om toestemming in te trekken
Je kan te allen tijde je oorspronkelijke toestemming intrekken. Dit kan niet met terugwerkende kracht.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht op een beperking van de verwerking van je gegevens:

• Tijdens de periode die LUCA nodig heeft om:
  • de juistheid van je gegevens te controleren

• de aanwezigheid van de gronden voor het wissen van de persoonsgegevens te beoordelen Wanneer de gegevensverwerking onrechtmatig is en je wenst een beperking van de verwerking in plaats van het wissen van de persoonsgegevens

Recht van bezwaar

Je hebt te allen tijde het recht om op grond van  bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid moet jou in staat stellen om jouw persoonsgegevens op te vragen en te hergebruiken voor andere diensten. Je hebt het recht om de gegevens, die je aan LUCA hebt verstrekt, in een gestructureerde, gebruiksvriendelijke en digitaal leesbare vorm op te vragen.
Je hebt het recht die gegevens aan een andere dienstverlener over te dragen als:

•  de verwerking plaats vindt plaats op basis van toestemming of een overeenkomst;
• het gaat om een geautomatiseerde verwerking (geen papieren documenten);
• je de persoonsgegevens zelf hebt verstrekt.

Recht om klacht in te dienen

Je hebt het recht om een klacht in te dienen betreffende de verwerking van jouw gegevens bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. (GBA)

Hoe kan je jouw rechten uitoefenen ?

Voor de uitoefening van jouw rechten kan je een verzoek indienen via
dit online aanvraagformulier.

Dit aanvraagformulier dient niet om individuele dossiers in te kijken (zoals bv. selectiedossiers op de Personeelsdienst, een examen van een student, enz.).

Hoe verloopt de verdere behandeling van jouw aanvraag?

Gebruik website LUCA

De toegang tot en het gebruik van de website zijn onderworpen aan volgende modaliteiten en voorwaarden en dit onder voorbehoud van alle rechten. 

Algemeen

Alle modaliteiten en voorwaarden zoals hieronder vermeld, hebben betrekking op de website van LUCA School of Arts VZW met domeinnaam www.luca-arts.be en op alle andere websites, satelietsites of webpagina’s die door LUCA School of Arts ontwikkeld werden, of in de toekomst nog ontwikkeld zullen worden. Zodra u een website van LUCA School of Arts bezoekt of er gebruik van maakt, wordt u geacht kennis te hebben genomen van en uitdrukkelijk akkoord te gaan met onze gebruiksvoorwaarden. Indien u niet akkoord gaat met de inhoud van deze gebruiksvoorwaarden, verzoeken wij u de website niet langer te raadplegen.

Indien één bepaling van onderhavige gebruiksvoorwaarden niet toepasbaar is, of strijdig met een bepaling van dwingend recht, zal deze niet-toepasbaarheid geen invloed hebben op de geldigheid of toepasbaarheid van de andere bepalingen.

Toegang tot en gebruik van de website

LUCA School of Arts stelt alles in het werk om, in de mate van het mogelijke, de toegang tot de website steeds te verzekeren, zonder enige garantie dienaangaande. Deze toegang kan echter steeds om welke reden dan ook en zonder voorafgaande kennisgeving of motivering door LUCA School of Arts worden onderbroken.

De gebruiker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van zijn informaticasysteem en zijn internettoegang. De gebruiker verbindt er zich uitdrukkelijk toe om de optimale werking en de beveiliging van de website niet te verstoren, bijvoorbeeld door virussen en/of andere schadelijke bestanden of gegevens te gebruiken en/of door zich toegang te verschaffen tot bestanden of gegevens waartoe hij geen toegang heeft.

LUCA School of Arts behoudt zich steeds het recht voor een gebruiker eenzijdig en zonder voorafgaande kennisgeving of motivering, de toegang tot de website geheel of gedeeltelijk te ontzeggen. De gebruiker kan LUCA School of Arts hiervoor op geen enkele manier aansprakelijk houden.
Het is de gebruiker verboden om de informatie die LUCA School of Arts op de website ter beschikking stelt, deels of in zijn geheel aan te vullen, te veranderen, te verwijderen, te vervangen en/of te verbeteren.

Garanties en aansprakelijkheid

De website is bestemd om algemene informatie over LUCA School of Arts ter beschikking te stellen. Ze is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel, juridisch advies of een equivalent daarvan aan de gebruiker worden beschouwd.

Alhoewel LUCA School of Arts zich inspant om informatie te verschaffen waarvan zij meent dat die actueel en juist is, garandeert LUCA School of Arts niet dat alle informatie adequaat, juist en volledig is, noch dat de website allesomvattend is.
In geen enkel geval kan LUCA School of Arts aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die zou kunnen voortvloeien uit:

• het raadplegen en/of het gebruik van de informatie die op de website of websites waarnaar deze website verwijst, wordt aangeboden of

• de afwezigheid van specifieke informatie.

• Evenmin garandeert LUCA School of Arts dat de website of de server die de website beschikbaar maakt, vrij is van computervirussen.

LUCA School of Arts is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de vacatures die door de werkgevers worden ingediend op onze website. LUCA School of Arts kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van de vacatures, wat betreft de juistheid van de informatie, noch voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit de informatie die in deze vacatures aangeboden wordt.

LUCA School of Arts heeft steeds het recht de inhoud van de website te wijzigen, verbeteren, verwijderen en/of veranderen zonder voorafgaande kennisgeving.

LUCA School of Arts kan op haar website links voorzien naar andere websites. LUCA School of Arts is echter nooit verantwoordelijk voor, en kan niet gehouden worden tot het onderzoeken, evalueren of leveren van enige garanties met betrekking tot de inhoud van deze websites. LUCA School of Arts kan dan ook in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die veroorzaakt zou worden door het raadplegen en/of gebruik van de informatie die op bovenvermelde websites wordt aangeboden.

Indien LUCA School of Arts kosten zal moeten dragen of indien aan LUCA School of Arts kosten zullen worden opgelegd ten gevolge van misbruik van deze website of een inbreuk op deze gebruiksvoorwaarden door de gebruiker, verbindt de gebruiker zich ertoe LUCA School of Arts te zullen vrijwaren voor alle kosten, vorderingen, verlies en schade (inclusief juridische kosten).

Intellectuele eigendomsrechten

De gebruiker heeft het recht om de informatie op de website (waaronder o.m. het redactionele materiaal, de informatieve teksten, foto’s, illustraties, tekeningen en ander grafisch materiaal, namen, logo’s, handelsmerken en andere merken) te consulteren en enkel en alleen voor persoonlijk gebruik te downloaden en te reproduceren, mits hij de bron vermeldt, overeenkomstig de bepalingen van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten.

Deze toestemming geldt echter niet voor teksten waarbij expliciet een beperking van het gebruik wordt vermeld. Voor de reproductie of het gebruik van multimedia-informatie (geluid, beeld, software, e.d.) is steeds een voorafgaande schriftelijke toestemming van LUCA School of Arts vereist.

In geen geval mag de gebruiker de inhoud van de website gebruiken voor commerciële doeleinden, noch deze verdelen of meedelen aan derden, al dan niet met winstoogmerk, zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van LUCA School of Arts.

LUCA School of Arts behoudt alle huidige en toekomstige intellectuele eigendomsrechten op de website zelf en op de ter beschikking gestelde informatie.

Vertrouwelijkheid

Al de mededelingen, informatie, gegevens, materiaal, e.d. dat de gebruiker ongevraagd en uit eigen beweging aan de beheerder van de website van LUCA School of Arts bezorgt, met inbegrip van de gegevens of reacties betreffende de inhoud van deze website, zullen door LUCA School of Arts als niet‐vertrouwelijk worden beschouwd. LUCA School of Arts wijst iedere verplichting van de hand inzake het gevolg dat aan bovenvermelde mededelingen en algemene reacties en gegevens moet worden gegeven. LUCA School of Arts heeft het recht om al de bovenvermelde mededelingen, reacties en gegevens naar eigen goeddunken te gebruiken, rekening houdend met de beperkingen bepaald in de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

De gebruiker stemt er mee in dat LUCA School of Arts de ideeën, concepten, kennis en technieken, vervat in de door hem aan LUCA School of Arts meegedeelde informatie, gegevens, materiaal e.d., voor om het even welke doeleinden kan aanwenden.

Contactgegevens

Voor eventuele vragen over de inhoud en/of het gebruik van de website kan de gebruiker zich richten tot artoffice@luca-arts.be

E-mails

E-mails van medewerkers van de LUCA School of Arts kunnen vertrouwelijke informatie bevatten en zijn daarom enkel voor de geadresseerde(n) bestemd. Indien u per vergissing een e-mail van één van onze medewerkers ontving, gelieve dan de afzender te contacteren en deze e-mail inclusief de eventuele attachments van alle computers te verwijderen.

Dankjewel om rekening te houden met het milieu: print onze mails enkel uit als het echt nodig is.